【介護施設の真実】翌月の勤務表の完成が遅い6つの理由

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介護施設は24時間体制で介護職員が勤務しているため、勤務表はシフト制になります。
勤務時間は施設によってまちまちですが基本的に
・早出
・日勤
・遅出
・夜勤

となります。
私の施設だけかもしれませんが、私が入職した時から
「翌月の勤務表の完成が遅い」
という状況でした。
毎月25日になっても完成しておらず、翌月の予定も入れられません。
同じ思いをしていた職員も多数いたために
「早く勤務表を完成させ欲しい」
ということを言いましたが生返事ばかりで改善しませんでした。
希望休の締め切りは月の中頃と早いのに、何故早く勤務表を完成させられないのでしょうか。
その理由を考察していきたいと思います。

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◆理由①「介護課で取りまとめるから遅い」

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現在、ショートステイユニットの勤務表は私と介護主任で隔月で作成しています。
今まで勤務表の完成が遅すぎたので2年ほど前に上司から奪い取りました。
「じゃあ、早く完成してるんでしょ」
と思われるかもしれませんが、早く作成しても施設長の決裁が下りなければ完成になりません。
特養ユニットの勤務表を作成している課長が介護課の勤務表を全部取りまとめて回覧するので、回覧開始日が遅ければ当然決裁も遅くなります。
未だにトロい特養の勤務表の作成を待ってから回覧するので、結局ショートの勤務表の決裁も遅くなります。
大変迷惑な話ですが、せっかく早く作成しても完成が遅くなってしまうのです。
本来、決裁前に他のスタッフに配布してはいけないのですが、上司に許可を得た上で、ショートユニットだけ(仮)という形で早々に配布しています。
では何故、上司たちは作成するのが遅いのでしょうか。

◆理由②「作成する時間がない」

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係長とか課長という肩書きのついたお偉いさんは、きっと我々よりも忙しく勤務表を作成する時間がなかなか取れないのだと思います。
無駄な立ち話や話し合いや会議を減らせば十分時間は取れると思いますが
「忙しい」
というセリフが免罪符のようになっています。
やろうと思えばいつでもできるはずです。
「時間は作るものですよ」

◆理由③「翌月の行事日程が決まっていない」

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行事は催し物だけではなく、各種会議や委員会など毎月色々あります。
この人員不足の中
「この期に及んでまだ行事をするのか」
とも思いますが、その行事に合わせて出勤を調整する必要があるので行事日程が決まっていなければ勤務表も作成できません。
この翌月の行事日程も幹部や上司たちが会議で決めます。
その会議で「翌月の行事日程」と「翌々月の行事日程を決めるための翌月の会議の日程」も決めます。
「会議の日程を決めるための会議」
なんて本当無駄で無意味だと思います。
会議が大好きな介護業界の人達らしい一面です。
「会議のために介護をしているのか、介護のために会議をしているのか」
本分を見失っていると言えます。
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◆理由④「希望休以外は期待するな」という考え方

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翌月の勤務表には、自分が希望する休日を3日まで指定できます。
希望した休日以外は出勤になるか休みになるかは勤務表作成者に委ねるしかありません。
つまり
「希望休を入れさせてやっているんだから、あとの日が出勤になろうと休日になろうとこっちの都合次第だ」
という図々しい考え方です。
完全に労働者を下に見た思考になります。
確かに希望日以外は勤務表作成者に委ねなければならないのはわかるのですが
「だからと言って完成がギリギリで良いはずがない」
のです。
休日がわからなければ予定も立てられませんし、自分が翌月どのような勤務体制になるのかを早く知りたいのは当たり前のことです。
こういった考え方をしている人間が勤務表を組んでいる事業は「不幸」だと言えます。

◆理由⑤「人員不足でシフトが組めない」

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勤務表作成は一種のパズルのようなものです。
夜勤者を全ての日に配置できるように埋めていき、残りの人員で日勤枠を埋めていきます。
しかし、常に人員不足の事業所ではこの枠が埋まりません。
「この職員をこっちに動かしてこれをこうして…」
などと試行錯誤を繰り返していたらいつまで経っても完成しません。
公休が規定数入っていなければなりませんし、職員一人ひとりのパワーバランスも考えなければなりません。
人員不足の事業所の勤務表ほど作成に時間が掛かります。
全く何も考えず作成するよりはマシですが
「埋まらないパズルをいつまでも眺めている時間も無駄です」

◆理由⑥「そもそも決裁が遅い」

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回覧開始も遅いし、決裁も遅いという理由があります。
最終的に経営者や幹部が決裁印を押すのですが
・誰がどういう勤務体制か
・誰がいつどれくらい有給休暇を取得しているか

を目を皿のようにして見ています。
一見、職員管理が行き届いているように見えますが「行事の出勤状況と有給取得している職員を把握したいだけ」です。
下の人間には期限や締め切りを口うるさく言うのに
「自分たちは特別なので期限も締め切りも誰に言われる筋合いはない」
と本気で思っているのです。

◆まとめ

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私の施設をモデルケースに考察しましたが、皆様の施設の勤務表の完成は早い方でしょうか、遅い方でしょうか。
勤務表の完成が早い事業所は、そうなるべくして早期作成・完成されていると思います。
それはひとつの「企業努力」だと言えます。
そういう細かい気配りが職員にとっては「働きやすさ」を感じます。
常に人員不足の介護施設は、勤務表作成ひとつ取っても杜撰(ずさん)な状況なのではないでしょうか。
その杜撰さが更に人員不足を招き悪循環にはまっていきます。
物事には全て「原因があって結果がある」ということです。


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コメント

  1. MASK より:

    うちの所は5日まで希望休受付、シフト出来上がるのは25日くらいです。
    希望休は2日まで指定できます。
    早番、日勤、遅番、夜勤ですが、人手不足なので遅番の確保が出来ず、
    日勤者が1時間残業してます。
    以前は日勤者確保も難しく、早番が2時間残業してた時もありました。
    主任、副主任らでシフト作成してます。
    以前自分もシフト作成した事がありましがた、
    もの凄く難しいですね・・。
    この人とこの人と組むのはちょっとな・・とか、
    何か色々考えちゃって、ダメでした(苦笑)
    決裁印?押されてないので、シフト出来たら即配布ですね。
    ずさんと言えば・・・
    月初め、タイムカード用意されてない事がありましたわ。
    そういうところでモチベーション下がるのに、
    上層部は何とも思っちゃいないんでしょうね。。

  2. 山嵐 より:

    >MASKさん
    おはようございます。
    コメントありがとうございます^^
    25日完成、配布ならまだマシかもしれませんね。
    タイムカードが準備されていないのは杜撰ですね。
    上層部は現場職員のことなんて使い捨てのボロ雑巾くらいにしか思っていないんでしょうね。

  3. デイちゃん より:

    こんにちは。
    私のデイは、15日までに休日希望を提出します。
    3種保険かけてる人は希望休3日までで、土日祝日全部休みは不可。
    私のように、ただのパートさんは休み出し放題。(笑)
    デイって、ケアマネが次月の提供表を持ってきて、日々の利用者数が確定して、それに対してスタッフをはりつけるので、シフトがでるのは月末ギリギリですね。
    デイは一日ごと、利用者に対するスタッフの配置基準があり、会社の勤務表に各スタッフの勤務時間を入れると自動的に計算されて、「この日、介護職の配置足りません」って出ます。
    なので勤務表見ただけで「あらまあ今月×ばっかりだけど、監査入ったらイチコロね」って感じですね。
    逆に、利用者が入院などで少なくなるとスタッフの配置はいらないので、パートさんは勤務になってても、「やっぱりこの日は休みで」というのがあります。
    デイだと「車の運転ができるか」という問題があって、運転できない人ばっかりだとダメ、というのもあります。
    あとは重度の対応ができるか?とか記録が書けるか?とか(笑)、スタッフの能力のバランスを考えた配置が必要なのは、どこも一緒ですね。
    ま、今はスタッフはすごく少ないし、運転から重度から仕事が全部できるスタッフも少ないので、というかパートでは私だけなので、シフトを作るのは大変でしょうね。常勤でも運転できない人いるし。(笑)
    なので私は、勤務希望を出すと全部そのとおりになってます。なので次月の予定も立てやすいです。
    でも、もともとデイはスタッフが有り余っていたんです、人間関係がよくて。
    そのスタッフを全部やめさせたのは会社のせいなので、しょうがないよね~って感じです。(笑)

  4. 山嵐 より:

    >デイちゃんさん
    こんばんは~
    コメントありがとうございます^^
    なるほど、デイサービスの場合は提供票到着の都合もあるのですね。
    勤務表が自動計算されるのですね。
    施設の場合は応援要員とかの兼ね合いもあるし、×が可視化されると精神衛生上的にも行政的にも良くないのであえてそういうシステムを取り入れていないのだと推測しています。
    結局は「原因があって結果がある」のですよね。

  5. サイモン より:

    私はシフトを組むのに(駒として)かなり便利な存在だと自負しておりますが、
    実質的な見返りはありません。
    だいたい皆とうまくやって、頼まれれば急な勤務交代にも応じ、
    無遅刻無欠勤をキープ、インフルエンザの施設内蔓延も乗り切って、
    勤務表通りに働くことを入社以来4年以上継続していますが、
    そろそろ修行も終わりにしようと思う今日この頃です。
    勤務表を作る介護主任が、この部分の重要さを、
    せめて言葉だけでも表現してくれたらと思う今日この頃。
    甘いですかね 笑

  6. 山嵐 より:

    >サイモンさん
    おはようございます。
    コメントありがとうございます^^
    文句も言わず真面目に勤務している人ほど、都合よく使われがちですね。
    感謝の気持ちもあるのでしょうが、「大切なものは失って初めて気づく」ことを繰り返している介護業界では期待薄ですね。
    要は現状で「都合良く使われるしわ寄せ係」という存在になってしまいます。
    頑張っている人が報われる世の中であって欲しいですね。

  7. やまちゃん より:

    よく夜勤でシフト作成してましたが、早ければ、4時間。細かく配慮すれば6時間〜8時間で作成してました。ただ職員の要望・希望を全部聞いていたので、大変でした。シフトは組むのが楽しいですが、逆恨みやトラブルの一因にもなるので、そこが奥深く難しい部分です!

  8. 山嵐 より:

    >やまちゃんさん
    おはようございます。
    コメントありがとうございます^^
    私も夜勤中にシフトを作成することが多いです。
    ユニットスタッフは8名ほどになるので、私も2時間くらいで完成させています。
    私もシフト作成を楽しいと感じています^^

  9. とも より:

    こんばんは
    勤務表はユニットリーダーが作りますが、決裁?はありません。入力して印刷、配付されるだけなので、さらに上の上司は介護の勤務はお構いなしです。1日休みが月前半と後半にしかなくても、華麗にスルーされてます。
    そういえば「組めない」など他人のせいにしかしないリーダーがいまして、勤務変更をしたら「じゃああなたが作って」と逆ギレをされたことがあります。
    作ったら「ありえない、普通つくる?」と言われ、即施設長に言いに言ったというトラブルも…。
    勤務表の話題で思い出しました

  10. 山嵐 より:

    >ともさん
    こんばんは~
    コメントありがとうございます^^
    そうなんですね、決裁なしでも良い部分と悪い部分があるのですね。
    そのリーダーさんも色々大人げないですね><